Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Arkastro is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Arkastro Events worden verzameld. Je kunt ons bereiken via info@arkastro.be voor vragen over dit privacybeleid of je rechten.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van hoe je het platform gebruikt, verwerken we onder meer:

• Je naam en e-mailadres (account)
• Een gehasht wachtwoord (nooit in leesbare vorm opgeslagen)
• Bestellingen en tickets (status, type, bedragen en datums; QR-tokens voor toegang)
• Betalings- en terugbetalingsmetadata via Mollie (wij slaan geen volledige kaartgegevens op)
• Als organisator met Arkastro Pro: Mollie-klant-ID, abonnementsstatus en betalingsmetadata voor Pro (€10/maand of €99/jaar), eenmalige event-ontgrendelingen (€5), of betalingen voor gedrukte QR-batches (5% / min. €0,30)
• Scanlogboeken bij de ingang van een evenement
• Als organisator: Mollie-organisatie-ID, profiel-ID en onboardingstatus (geen kopieën van identiteitsdocumenten bij Arkastro)
• Evenementlocatie (naam en adres) en daaruit afgeleide coördinaten van de locatie (geen persoonsgegevens van bezoekers)
• Optioneel je bijbenaderde positie wanneer je “sorteer op dichtbij” gebruikt op de Evenementen-pagina — alleen voor die rangschikking in het verzoek, niet als vast profiel
• Gehashte toegangswachtwoorden voor privé-evenementen (door de organisator gekozen)
• Technische sessiegegevens (IP-adres en browserinfo) bij inloggen
• Je themavoorkeur (licht/donker) in localStorage op je apparaat
• Optioneel (na toestemming): client-telemetrie via Sentry — foutmeldingen, prestatiesporen en session replay, inclusief IP-adres en browsergegevens die Sentry ontvangt

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je gegevens om je account te beheren, tickets te verkopen en te leveren, betalingen en terugbetalingen te verwerken, tickets te valideren bij de ingang, transactionele e-mails te versturen (bevestiging, annulering), het publieke evenementenoverzicht te tonen (inclusief sorteren op afstand wanneer je dat vraagt), toegang tot wachtwoordbeveiligde privé-evenementen te beheren, fraude of misbruik te voorkomen, en — met jouw toestemming voor optionele monitoring — om fouten te herstellen en de stabiliteit van het platform te verbeteren.

4. Rechtsgrond

We verwerken je gegevens op basis van de uitvoering van onze overeenkomst met jou (account, ticketaankoop, betalingen en transactionele e-mail).

Voor beveiliging, fraudepreventie, het bijhouden van scanlogboeken en server-side foutregistratie vertrouwen we op een gerechtvaardigd belang, mits je rechten niet zwaarder wegen. Strikt noodzakelijke cookies (sessie en toegang tot privé-evenementen) zijn nodig om de gevraagde dienst te leveren.

Het gebruik van je apparaatlocatie voor “dichtbij”-sortering gebeurt alleen na jouw toestemming via de browser.

Client-side prestatiesporen (tracing) en session replay via Sentry starten alleen na jouw toestemming via de cookiebanner of cookievoorkeuren.

5. Verwerkers en doorgifte

We maken gebruik van betrouwbare dienstverleners die gegevens namens ons verwerken:

We gebruiken geen Google Fonts via een CDN en plaatsen geen marketing- of advertentietracking van derden. Waar gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen conform de GDPR.

• Mollie (betalingen, terugbetalingen, Connect-verificatie voor organisatoren, en Pro-abonnementen/event-ontgrendelingen; verwerking binnen de EER)
• Resend (transactionele e-mail; verwerking in de VS met passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen)
• DigitalOcean (hosting van de applicatie en database)
• OpenStreetMap Nominatim (geocoding van evenementadressen die organisatoren invoeren; het adres wordt als zoekopdracht naar Nominatim gestuurd)
• Sentry (Functional Software, Inc.) voor foutmonitoring, prestatiesporen en session replay; gegevens worden naar de EU-ingest (de.sentry.io) gestuurd

6. Bewaartermijn

Accountgegevens bewaren we zolang je account actief is. Na verwijdering van je account anonimiseren we je profiel; bestel- en ticketgegevens blijven gekoppeld aan een geanonimiseerd account voor boekhouding en geschillen (doorgaans tot zeven jaar na het boekjaar, conform Belgische boekhoudregels).

Sessiegegevens bewaren we tot de sessie verloopt of je uitlogt.

Scanlogboeken bewaren we tot 24 maanden na de datum van het evenement voor audit en veiligheid.

Toegangscookies voor privé-evenementen verlopen na maximaal zeven dagen of eerder als je cookies wist.

Sentry-events (fouten, traces en replays) worden bewaard volgens de retentie-instellingen van ons Sentry-project.

7. Cookies en lokale opslag

We gebruiken strikt noodzakelijke sessiecookies voor inloggen (Better Auth). Deze cookies zijn nodig om het platform te laten werken.

Voor privé-evenementen met een wachtwoord plaatsen we een strikt noodzakelijke httpOnly-cookie nadat je het juiste wachtwoord hebt ingevoerd, zodat je het evenement opnieuw kunt openen zonder het wachtwoord opnieuw in te typen.

“Sorteer op dichtbij” gebruikt de Geolocation API van je browser (met jouw toestemming). Dat is geen trackingcookie; we bewaren die positie niet als profielgegeven.

Je themavoorkeur wordt in localStorage opgeslagen, niet in een cookie.

Optioneel, na toestemming: Sentry Session Replay en client-tracing. Replay gebruikt dan sessionStorage voor een sessie-identificatie. We tonen een cookiebanner bij je eerste bezoek; je keuze (“Alleen noodzakelijk” of “Alles toestaan”) bewaren we in localStorage (sleutel arkastro.sentry-consent). Die opslag is nodig om je voorkeur te respecteren.

Zonder toestemming blijven server-side foutregistratie en basis client-foutmeldingen (zonder replay of client-tracing) actief voor de stabiliteit van het platform.

We plaatsen geen marketingcookies. Via Cookievoorkeuren in de voettekst kun je je keuze later wijzigen.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar, voor zover van toepassing onder de GDPR.

Via Mijn account kun je je naam, e-mailadres en wachtwoord wijzigen, een kopie van je gegevens downloaden (JSON) en je account verwijderen. Bij een e-mailwijziging verifiëren we het nieuwe adres wanneer e-mailverificatie actief is. Bij verwijdering annuleren we ongebruikte geldige tickets en anonimiseren we je profiel; sommige bestelgegevens blijven bewaard voor boekhouding.

Je kunt ook een verzoek sturen naar info@arkastro.be. Je kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/AP) via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid bijwerken. De datum “laatst bijgewerkt” bovenaan deze pagina geeft de meest recente versie aan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je waar nodig via het platform of per e-mail.